هر فایل شامل مجموعه ای از داده های مرتبط به هم است، مانند داده های مربوط به کلیه دانشجویان یک دانشگاه . فایل یک نوعی از ساختمان داده است که این نوع از ساختمان داده، بر روی حافظه جانبی مثل دیسک نوار و غیره تشکیل می شود . چون اطلاعات موجود در روی حافظه جانبی با قطع جریان برق قطع اجرای برنامه و یا دلایلی از این قبیل از بین نمی روند به دفعات زیادی مورد استفاده قرار می گیرند. داده ها ممکن است به چهار روش در فایل ذخیره شده سپس بازیابی شوند :
۱ – داده ها، کاراکتر به کاراکتر در فایل نوشته شده سپس کاراکتر به کاراکتر از فایل خوانده شوند.
۲ – داده ها به صورت رشته ای از کاراکترها در فایل نوشته شده سپس به صورت رشته ای از کاراکترها دستیابی شوند.
۳ – داده ها در حین نوشتن بر روی فایل، با فرمت خاصی نوشته شده سپس با همان فرمت خوانده شوند ( کاراکتری، عددی، رشته ای )
۴ – داده ها به شکل ساختمان (رکورد) بر روی فایل نوشته شده سپس بصورت ساختمان از فایل خوانده شوند.
